ALGEMENE VOORSCHRIFTEN EN VERPLICHTINGEN VOOR MULTINATIONALE CONCERNS EN LIDSTATEN MET BETREKKING TOT HET GEBRUIK VAN EU-VERREKENPRIJSDOCUMENTATIE
26. Wanneer documentatie die is opgesteld voor een tijdvak, ook voor latere tijdvakken relevant blijft en nog steeds de zakelijke grondslag van prijzen onderbouwt, kan het dienstig zijn in de documentatie voor latere tijdvakken te verwijzen naar de vroegere documentatie in plaats van deze opnieuw op te nemen.
27. Het is niet nodig de documentatie die gebruikt is bij onderhandelingen tussen ondernemingen die op zakelijke grondslag optreden (bijvoorbeeld bij de verstrekking van een leenfaciliteit of de afsluiting van een groot contract), in de documentatie te reproduceren, mits deze adequate gegevens omvat waarmee de zakelijke grondslag van de prijsstelling kan worden beoordeeld.
28. De door een onderneming voor te leggen documentatie kan verschillen naargelang zij een dochter- dan wel een moedermaatschappij binnen het concern is, dat wil zeggen dat een dochtermaatschappij normaal geen gegevens moet verstrekken over alle grensoverschrijdende verhoudingen en transacties tussen gelieerde ondernemingen binnen een multinationaal concern maar slechts over de verhoudingen en transacties die ter zake doen voor de dochtermaatschappij in kwestie.
29. Het mag voor belastingdiensten geen enkele rol spelen waar een belastingplichtige zijn documentatie opstelt en bewaart, voorzover deze toereikend is en de betrokken belastingdiensten desgevraagd tijdig ter beschikking wordt gesteld. Belastingplichtigen moeten hun documentatie, inclusief hun EU-verrekenprijsdocumentatie, derhalve op gecentraliseerde of gedecentraliseerde wijze kunnen bewaren.
30. Het moet aan de belastingplichtigen worden overgelaten te bepalen hoe de documentatie wordt bewaard — op papier, in elektronische vorm of anderszins -, op voorwaarde dat deze op redelijke wijze aan de belastingdiensten ter beschikking kan worden gesteld.
31. In naar behoren gemotiveerde gevallen, bijvoorbeeld wanneer een multinationaal concern een gedecentraliseerde organisatorische, juridische of operationele structuur heeft of bestaat uit verschillende grote afdelingen die totaal verschillende productgroepen en een eigen verrekenprijsbeleid hebben of geen interne transacties binnen de groep verrichten, en ook in het geval van een pas verworven bedrijf, moet een multinationaal concern de mogelijkheid worden geboden om meer dan een masterfile op te stellen of bepaalde concernonderdelen niet in de EU-TPD te betrekken.
